Palvelevatko tilasi liiketoimintaasi?
Kun tila toimii, se tukee kasvua, selkeyttää arkea ja vahvistaa yrityksen kilpailukykyä.
DESIGN BY HANNA K. & CO:n perustaja Hanna Yli-Yrjänäinen kiteyttää toimitilojen merkityksen yksinkertaisesti: tilaratkaisut ovat strategisia valintoja, eivät sisustusprojekteja.
– Siksi aloitamme työn usein jo siinä vaiheessa, kun yritys vasta hahmottaa tilatarpeitaan ja pohtii, mitä eri vaihtoehdot tarkoittavat työn sujuvuuden, kustannusten ja tulevan kasvun kannalta. Kun keskustelu käydään ennen vuokrasopimuksen tekoa, kaikki vaihtoehdot ovat aidosti avoinna ja päätöksiä voidaan tehdä rauhassa, Yli-Yrjänäinen sanoo.
Moni yritys toimii tiloissa, jotka eivät enää vastaa nykyisiä työskentelytapoja: hybridityö, liikkuminen ja tiimityön vaihtuvat tarpeet haastavat vuosia sitten tehdyt ratkaisut. Siksi tilat on syytä nähdä jatkuvasti kehittyvinä kokonaisuuksina, ei kertaluontoisina projekteina.
Esimerkiksi tilitoimisto Rantalaisen kanssa olemme olleet mukana useissa tilaprojekteissa.
Ennen vuokrasopimusta on tärkeää selvittää, miten tila palvelee yrityksen todellisia työskentelytapoja.
Keskustelunaiheita ovat esimerkiksi tilatehokkuus, joustomahdollisuudet, akustiikka, tekniset valmiudet, tiimien tarpeet, tulevat kasvunäkymät ja kiinteistön rakenteelliset rajoitteet.
– On huomattavasti edullisempaa ja fiksumpaa varmistaa asiat etukäteen kuin huomata muuttotarpeet vasta käytön aikana. Autamme yrityksiä välttämään ratkaisuja, jotka eivät tue heidän tavoitteitaan, Yli-Yrjänäinen sanoo.
– Jokaisella kiinteistöllä ja sen omistajalla on omat reunaehtonsa muutostöille: millaisia tilamuutoksia voidaan tehdä, mitä talotekniikka kestää ja millaisia lupa- tai hyväksyntäprosesseja tarvitaan. Meidän roolimme on toimia sparraavana kumppanina, joka esittää oikeat kysymykset ja ohjaa asiakkaan selvittämään asiat oikeilta tahoilta – jotta myöhemmiltä yllätyksiltä vältytään.
Tilaremontin aloittaminen omin voimin voi tuntua houkuttelevalta, mutta Yli-Yrjänäisen mukaan asiantuntevasta kumppanista on selkeää hyötyä.
– Kun projekti käynnistyy, autamme asiakasta hahmottamaan kokonaisuuden: mitä muutoksia tila oikeasti mahdollistaa, mihin tarvitaan erillisiä lupia ja missä kohdin kiinteistönomistajan linjaukset ohjaavat ratkaisuja. Emme tee kaikkea itse, mutta tuomme pöytään kokemuksen kymmenistä tilaprojekteista ja tunnistamme ne asiat, jotka on syytä tarkistaa ennen suunnittelun etenemistä.
Hanna Yli-Yrjänäisen luotsaama DESIGN BY HANNA K. & CO. on erikoistunut juuri modernin työn vaatimuksiin vastaaviin, brändiä ja työntekijöitä kunnioittaviin tilaratkaisuihin.
– Yrityksen brändin mukainen toimistotila toimii käyntikorttina paitsi työntekijöille myös asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Perheyritys Caraway halusi tilat, joissa voi ottaa hyvillä mielin vastaan vieraita myös ulkomailta. Kun työntekijät viihtyvät ja kokevat tilan tukevan heidän työtään, syntyvät samalla parhaat edellytykset kilpailukyvyn ja tuottavuuden kasvulle.
DESIGN BY HANNA K & CO: auttaa yrityksiä tekemään parempia tilapäätöksiä, jotka tukevat kasvua, sujuvaa arkea ja kestävää menestystä.
Hilla Group – esimerkki kokonaisuuden tarkastelusta
Hyvä esimerkki kokonaisvaltaisesta lähestymistavasta on Hilla Group Oy:n Kokkolan keskustan kiinteistö Rantakadulla, jossa kuluvan vuoden aikana on toteutettu tilamuutoksia. Va. toimitusjohtaja Teija Pelto-Arvon mukaan toimitilojen kehittäminen nähdään Hilla Groupissa strategisena investointina, joka tukee sekä henkilöstön hyvinvointia että organisaation tuloksentekoa.
– Uudistustarve syntyi siitä, että tilat oli alun perin suunniteltu hyvin erilaiseen aikaan: etä- ja liikkuvaa työtä oli vähän ja tilaa nykytarpeisiin nähden liikaa, Pelto-Arvo kertoo.
– Ulkopuolinen asiantuntija auttoi meitä tunnistamaan kehityskohteita, joita emme olisi sisäisesti havainneet. Yhteistyö DESIGN BY HANNA K. & CO:n kanssa toi selkeyttä siihen, miten tilamme voivat palvella työskentelytapojamme.
– Hilla Group omistaa omat tilansa Kokkolassa. Teimme analyysin siitä, kuinka paljon tilaa oma henkilöstö aidosti tarvitsee ja kuinka paljon tilaa voidaan tehokkaasti vuokrata ulos. Näin koko kiinteistö saatiin paremmin tuottamaan, Yli-Yrjänäinen kertoo.
Pelto-Arvo kiittää erityisesti yhteistyön selkeyttä:
– Arvostamme sitä, että DESIGN BY HANNA K. & CO. on toiminut projektin selkeänä koordinoijana. Kun he ovat yhdistäneet urakoitsijat, kiinteistönomistajan ja muut asiantuntijat sekä seuranneet, että toteutus pysyy suunnitelmassa, meidän ei ole tarvinnut huolehtia kokonaisuuden hallinnasta.
Tilat tulisi tarkastella säännöllisesti – ei vain muutosten yhteydessä
Yli-Yrjänäisen mukaan toimivia toimitiloja tulisi tarkastella säännöllisesti, ei vain suurten muutosten yhteydessä. DESIGN BY HANNA K. & CO. toimii mielellään pitkäaikaisena kumppanina, joka seuraa yrityksen kehittymistä ja tilatarpeita.
– Fiksuinta olisi sopia, että tiloja arvioidaan määräajoin ja tarpeen mukaan tehdään pieniäkin päivityksiä. Usein juuri pienet muutokset voivat tuoda merkittäviä parannuksia arjen toimivuuteen. ABB:n Motors & Generators -yksikkö on hyvä esimerkki yrityksestä, jonka kanssa on tehty pitkäaikaista yhteistyötä usean vuoden ajan.